開業1年目のあれこれ
こちらは「開業するまでの道のり」の続編であります。いざスタートを切ったといえども、さらに業務を充実させていくために、そして効率的な業務を行うためにまだまだ新しい手続きは続きます。ここでは、ひとつひとつの手続きや出来事の記録をご紹介していきます。
1. Yahoo, Google, Twitter, Facebookの設定 2013年2月26日
ホームページの準備をしていく中で、ホームページ単独ではなくどうしても既存のネットの利便性を利用する必要があると感じました。
例えば、Yahooは「Yahoo Box」という50Gのクラウドサービスがあり、また「Yahoo Auction」にて販売ができます。クラウドサービスは、書式や業務マニュアルを格納しておくことができますし、また出先でそれを引っ張り出すことができます。また、ヤフーオークションはプロパー商品ではない「たまたま手元にある1点ものの販売」において有効に使えると思いました。当方のオリジナル商品などは当ホームページで販売することによって恒常的に取り扱いできますが、1点ものはホームページにアップロードしたり削除したりする作業が大変です。月額399円(2013年2月時点)でこうしたサービスが利用できるのならお得かなと思いました。
またGoogleに関しては電話帳とスケジュールの管理に便利に使うことができます。スマートフォンやタブレット、そして事務所のパソコンとすべてに電話帳とスケジュールがリンクして更新されるのが便利です。どの端末からそれらを更新しても、すべての端末において最新情報が見られのです。かつては手帳にペンでスケジュールを書いていたり、住所録に連絡先を記帳・更新し続けていましたが、今は全く使用していません。なおGoogleにもクラウドサービスが5Gあるのですが、こちらは現在使用していません。理由はアンドロイド携帯のアプリにおいてメモリーを多く消費することなり「メモリー容量不足」になってしまうからです。確か15Mくらい必要だったと記憶しています。アンドロイドのメモリ容量が増えるか、アプリの容量が減るかしたら再検討したいと思っています。
そしてTwitterです。わたしはそもそもTwitterなんてやる人は暇な人だなぁと思っていました。いちいち今の出来事をリアルタイムでネットに報告するのですから。私はアナログ人間でリアル社会優先の人ですから、そんな時間あったら目の前の人ともっとおしゃべりをしたらいいのにと思っていました。しかし、ホームページと連動してTwitterの活用を考えたときに、もっとも更新頻度の早いツールとして使えばいいのだと思いました。ホームページの「固定ページ」はほとんど動かない情報を扱い、ブログやニュースなどのページは月に数回程度更新されるような多少動く情報を扱い、そしてTwitterは週に何回かとりとめもないことをつぶやくことによって日々ホームページが動いていることをアピールできます。そのようにホームページの新鮮さを表現するツールとしては便利に使えると思っています。
最後にFacebookです。正直、登録してみたものの、いまだに活用ができていません。多くの人がやっているから登録だけしてみました。Mixiもそうですが私はあまりSNSには向いていないのかもしれません。あるいはまだ慣れていないのかもしれません。しかし、今の時代の潮流に必死でついていくためにも、SNSとリアル社会とのハイブリッドな活用法を考えていかなくてはいけないのでしょう。がんばってみます。
こうしたネット上のサービスの手続きは結構時間がかかるものです。この4つのサービスを開始する手続きにまる6時間かかりました。もちろんただサービスの申し込みをするだけではなく、個々のプロフィールやオリジナルの設定をする時間も含まれています。開示する個人情報の範囲やアピールする文章表現なども、そのサービスの使われ方やユーザー層を念頭におきながら考えなくてはならないので、普通に文章を書くのと大違いです。
2. 海事図書館 2013年3月7日
海事関連法令集や海事関連図書は需要があまり多くないのか、どれも高額な専門書価格です。1冊8000円とか10000円なんていうのはざらで、中には1冊数万円のものもあります。開業したての私がそんな図書類をたくさん手にできるわけがなく、とはいっても業務上必要な書籍もたくさんあります。うーんどうしようかと困っていたところ、「んっ、まてよ」とちょっとだけひらめきました。「あっ、もしかしたら、海事専門の専門図書館があるかもしれない」と。早速、インターネットで「海事 図書館」と検索をかけてみたところ、ありました。しかも自宅事務所の近くにありました。東京は千代田区の麹町に海事センタービルというところがありまして、その最上階である9階に「海事図書館」というのがあったのです。もとは「海事資料センター」という名称だったようですが、それが図書館へと変わったようでした。場所は永田町駅から徒歩1分程度のところでして、私にはとても馴染みの深い場所でした。というのも国会議員秘書時代にはすぐ近くの参議院議員会館で毎日を過ごしていたため、この辺は朝昼晩三食の食事処でした。しかし当時は海事図書館の存在に気がつかなかったですね。だいいち資料といえば国会図書館があるわけですし、国会図書館に行かなくとも担当司書が議員会館の事務所まで資料を届けてくれていましたので、必要な資料は内線電話で取り寄せられたのです。
まぁ海事図書館のすぐ先には国会図書館があるわけですから、そこで海事関係の資料もすべて手に入りますし、閲覧も複写もできますが、なにしろ国内で刊行されたすべての資料があるというところが逆に不便なところもあります。すなわち欲しい資料にたどり着くのに時間がかかってしまうということです。そういうときにこうした専門図書館はとても役に立ちます。ピンポイントで欲しい資料にたどり着けるからです。
図書館の入り口は図書館ぽくない入り口でした。地方の都道府県の「東京事務所」みたいな雰囲気でした。そして中に入ると、そこは非常に静かで、利用者の気配を感じませんでした。実際私の滞在した2時間あまりの間に私以外の利用者は来ませんでした。しかしそれが私にとっては逆に居心地のいい空間でもありました。誰にも気兼ねもなく利用でき、また司書にも気軽に相談できるような雰囲気になっていました。図書館としては、蔵書は専門書に特化しており、また直近の国内外の海事関係資料や雑誌新聞も置いてありますので、最新の情報を入手するにはもってこいの場所です。また蔵書検索もオンラインででき、貸し出しも5冊までできます。複写サービスもあり、通常の図書館機能はすべて完備しています。ただし館内には私物の持込は禁止されており、かばんなどはロッカーにしまうことになっています。資料を手持ちのカメラや携帯コピー機などで複写することを防ぐためのようです。またパソコンは持ち込み可能なようです。私は資料を手書きで写そうと紙と鉛筆だけを持って館内に入りましたが、欲しい資料が貸し出しできるようでしたのでその必要はありませんでした。今回、私は成山堂の「船舶六法」上下巻と「船員六法」上下巻を借りてきました。海事代理士業務には欠かせない各法令の別表様式集が掲載されていますので・・・。買うと数万円する図書資料が借りられるのはとても有難いことです。
こうして海事図書館を日常的に利用できるのも、たまたま事務所の立地条件が「港」よりも「図書館」に近かったということだからでしょう。たまたまの立地で、市町村が設置する地域図書館と同じように専門図書館を利用することができるようになったのです。しかし「いくら本を読んだって仕事なんかできやしないんだよ。仕事は現場で実践で覚えるもんなんだよ。」という先輩の言葉が頭から離れません。本を読んでの理屈と机上知識の勉強と、現場での経験知と、仲間との情報交換によって自分自身の力を高めていけたらと思っています。そしてまた、早く海事図書館の司書に顔を覚えてもらえるようになりたいと思っています。「またあの人来たよ」と言われるくらいに。
3. 個人情報保護士資格取得と個人情報保護関係文書の作成 2013年5月13日
「個人情報保護士」という資格をご存知でしょうか?この資格は国家資格ではなく、民間の資格です。従って、この資格があったら何か特権や権限が付与されるというものでもありませんので、別に取得しなくても制度的には何の支障もありません。しかし、個人事業主として、そしてお客様の個人情報や機密情報を大量に扱う士業者として、「適切に個人情報を扱うことのできる客観的証明」として私は適切な資格だと思いました。またそれなりの難易度(合格率40パーセント前後)があり、きちんと勉強しないと受からない資格であるというところに資格の質を感じました。
というわけで、私は2013年3月に行われた個人情報保護士認定試験に臨みました。勉強は約1ヶ月前から始め、参照した資料は1冊のテキストと4冊の問題集です。一応毎日数時間、すべてを暗記するくらい徹底的に勉強しましたよ。
当日は、東京都世田谷区駒場にある東京大学駒場キャンパスにて試験が行われました。駒場東大前駅から至近の会場で受験生としては便利な場所でした。また、受験する人がとても多く、3校舎に分かれて着席しました。年齢層は若い人から50代くらいまで、さまざまな方々が受けに来ていました。
しかし、試験を受けてちょっと気になったのが、試験会場の管理を行っている試験官です。私の教室には3人のおばちゃんが試験官としていたのですが、どうも臨時に雇われたアルバイトのおばちゃんのようで、手際が悪く全く慣れていない様子なのです。通常でしたら、各教室に一人はリーダーとなる試験官がいてその試験官だけは熟知しているし、ある意味険しい表情で「厳しさ」を感じるオーラが出ているものですが、私の教室に関してはそれとは全く逆のほのぼのとした様子でした。試験開始時間までに問題用紙配り終えることができるのかなぁと不安になったり、カンニングしてもバレないだろうなぁという雰囲気でした(あくまでも「雰囲気」で、カンニングは絶対にいけません)。
また、どうにかしてほしいなぁと思ったことが二つありました。ひとつは、通常どの試験にもある「途中退席」が認められないのです。2時間の試験時間なのに、実際には私は15分で解いてしまいました。その後5回くらい見直しをしてもまだ1時間も残り時間があります。後は机に伏せて寝るだけなのですが、なんか時間がもったいないなぁと思ってしまいました。もうひとつは試験の発表と合格通知までの時間です。受験日の1ヵ月後に合格発表、そして2ヵ月後に合格通知と認定証が届くというのはちょっと時間がかかりすぎかなぁと。マークシートでの回答ですから、例えば自動車の運転試験(学科試験)でも即日合否が分かるものです。おそらく少ない事務員でその処理をしているのでしょうが、せめて合否の発表だけでももう少し早くなってもらいたいと思いました。
とはいえ、無事一ヵ月後の発表では合格をし、そのまた1ヵ月後には合格通知と認定証が届きました。認定証はゴールドカードで、こういうところは行政機関の免許証にはない「民間らしさ」かなぁなんて思いました。
その後、せっかくこの資格を取得したのだからと、我が事務所の規定にも個人情報保護関係の規定や開示請求手続の事務取扱方法などを策定し、ホームページにアップロードしました。
4. 不当要求防止責任者 2013年6月6日
平日に仕事が休みになりましたので、気になっていた「不当要求防止責任者」の届出手続をしておこうと思い、事務所のある住所地を管轄している警察署に向かいました。不当要求防止責任者とは暴力団など反社会的組織からの不当な要求に対する対応担当責任者を事業者の中から選出するという手続です。士業は当然のことながらコンプライアンスの遵守が求められているため、単に警察などの機関への協力というだけでなく、広く社会に対して「反社会的組織とはお付き合いしていません」ということをアピールするために、必要な手続だと思いました。その手続きは、不当要求防止責任者の選出届出の紙を提出し、後日その研修会の案内が来たときにその研修を受けるというものです。そこで平日の9時－5時の間なら警察の事務も開いているだろうと思い、警察署にアポなしで行きました。
ところがです、地元警察署の総合受付には恐らくは再任用職員と思われる方がいらしたのですが、不当要求防止責任者制度について全く知らなかったのです。受付の職員の方に「それって何ですか?」と聞かれたので、警視庁のホームページをipadで見せつつ「この手続をしに来たので、お願いしたいのですが」とその受付の方に説明をすることになってしまいました。警察事務の中でも比較的新しい事務であり、また珍しい手続でもあったために、恐らくは受付の方も知らなかったのでしょう。また「どこの担当にお繋ぎすればいいでしょうか」と受付の方が私に質問するので(普通は逆ですが)、「恐らくは暴力団対策担当の方だと思いますが・・・」とこちらも説明することになりました。その後30分ほど署内で担当刑事を探し回ることになりましたが、非番で勤務ではないらしく「すみません。今度来るときは担当刑事とアポをとって来てくれますか。今日は担当刑事がいないので対応できないんですよ」という結果になってしまいました。わざわざ私は「平日の9時－5時」を狙って来署したにもかかわらず受理できないというので、今度は逆に「ではその担当の刑事さんとのアポが取れれば、例えば夜勤中の深夜でも受理していただけるということですか」と質問しました。もしそれがOKならわざわざ平日の昼間に固執しなくてもいいわけですから。そうしたら「OKです」という返事が返ってきました。こんなこと、実際に足を運ばなければ分からないことですね。できれば警視庁のホームページに「来署の際はあらかじめ担当刑事との面会日を相談の上手続を行ってください。」という一言を入れていただければ有難いなぁと思いました。
5. 青色申告会への加入
青色申告会とは所得税の納付を青色申告によって行う個人事業主や小規模事業所などの経営者が集まり、納税申告について学びあったり、福利厚生制度を共済という形で行っている組織です。私は文京区の中でも旧小石川区のエリアに事務所をおいておりますので(東京市時代には文京区は小石川区と本郷区に分かれていた)、小石川青色申告会に所属することとなります。では青色申告会に所属する必要性はあるのか・・・ここは経営者自身の判断が分かれるところです。税務手続から福利厚生、従業員の社会保険まですべて経営者一人の力で行うのであればその必要はありませんし、あるいは税理士・社会保険労務士などにアウトソーシングするのであればその必要はありません。しかし、私は例えば「複式簿記」の方法について無知ですし、将来従業員を雇用した際に退職金も含めて十分な福利厚生制度を提供できる環境づくりをしておくべきかなと思ったために、そうした制度の利用や研修の機会の利用のために仲間に入れさせていただきました。青色申告会の事務の方の話だと、小石川区管内の全事業者のうち30％ほど、約1000事業者が加入しているとのことです。また様々な業種の方が所属しているとのことなので、他業種との交流やそうした縁をきっかけに人間関係が拡がるかもしれないと思いました。加入は任意なので別に加入しなくても支障はありませんが、私みたいに長らく公務員や会社員をしてきたサラリーマンが、いきなり個人事業主として経営者になったときに様々な戸惑いが起こることでしょう。そうしたときに身近に相談を受けてくれる組織や仲間がいることは安心につながります。もし仮に、私のように脱サラで独立する方は、そうした意味からも加入をお勧めします。
さて、いざ加入といってもどう加入するのでしょうか。私の場合、税務署に開業届けを自分で出しに行きましたが、別に勧誘も何もありませんでした。いやそんな団体が存在することすら気がつきませんでした。税務署の署員は一切そういう案内はしないですし、青色申告会の人が税務署入り口の近くにいて勧誘しているわけでもありません。また、新規開業した人を青色申告会が税務署の名簿などで調査してダイレクトメールを送るなどということをしている様子もありません。おそらく注意深く税務署内を見ればパンフレットケースの中に案内があったのでしょうが、山のようにあるパンフレットの中からそれを見つけ出す事は難しいものです。そもそも、もともと青色申告会の存在を知っている自営業のご子息の方なら問題ないのでしょうが、サラリーマン出身だと無縁の世界なので知らずにいる方も多いことでしょう。私はたまたま文京区役所に長らく勤めておりましたのでその存在は知っていましたが、説明できるほど詳しくはありませんでした。
そうした私が青色申告会に加入しようと思ったのは、それもまたたまたまのご縁からであります。たまたま文京区役所主催で新規開業者向けに納税手続相談会が行われるという案内が届き、私は仕事のため行けず悔しい思いをしていました。年に1度しかないので次の機会は新たな確定申告を済ましたあとの1年後になるからであります。そこで、またそうした機会が区役所主催ではなく青色申告会主催で一般向けに行われないか、あるいは青色申告会で行われている研修会はどういったものがあるのか、あるいは青色申告会の入会費や年会費などはいくらぐらいなのかを問い合わせしようとして、小石川青色申告会のホームページのお問い合わせ欄からメールで「入会について」という表題で問い合わせをしました。ところがそのメールに対しての返事は電話にてかかってきました。小石川青色申告会の事務の方は「＝入会希望」と受け取ったらしく、「一度お会いして面接させていただけますか」との展開に・・・まだ入会金や年会費などの会費も知らないうちに、思わず入会手続に話が進んでいったのです。もちろんホームページで調べた限りにおいては青色申告会の活動やサービスはある程度理解していました。しかし、肝心な会費部分が不明で「年会費15万とかだったらどうしよう」とドキドキしながら面接のアポイントメントを取ったのでした。
面接は1時間ほどかかるといわれていたのですが、あらかじめホームページで事業内容や活動を知っていましたので話は早く正味20分ほどで終わりました。そこで肝心の会費ですが・・・・「入会金1000円、月会費2000円」と割とリーズナブルな会費にほっと胸をなでおろしました。予想していたよりも安価だったために月1000円の共済保険にも(勢いで)加入してしまいました。そこでこの日の支払は「とりあえず入会金の1000円だけ」ということになったのですが・・・「あれっ?財布がない・・」家に財布を忘れてきて、たった1000円も支払えないのでした。初めてお伺いした事務の方に大恥をかくことになってしまいました(その1時間後に1000円を持参して再訪しました)。
これから月1回の会報と種々の活動案内が来るということですが、今からとても楽しみにしています。しかし、各種研修会は平日昼間に開催されるものばかりですので、んーーーっ仕事で参加できないっ。
6. 営業活動
海事代理士として開業したとしても、お客様と接点を持たなければ仕事の依頼など来ることはありません。資格の取得と電話帳の掲載(今風に言えばホームページの開設)だけでお客様が来ると思ったら大間違いです。正直それではお客様は全く来ません。そこには営業活動という自分の事務所の宣伝をしていかなくてはならないのです。ではどういった営業活動していけばいいのでしょうか。しかし、これは開業海事代理士(あるいは開業したいと思っている海事代理士候補)にとって最大の問題であり、最大の悩みであるのです。
よく、「海事代理士の営業はこうすればいい」との記述をネット上で見かけることがあります。しかし、私はこうした営業の方法をネットには記載すべきではないと思っていますし、仮に書いてあったとしても、私は決してそれを信用しません。というのも、営業戦略とは経営戦略であり企業のトップシークレットであるからです。そんなトップシークレットを不特定多数の人が閲覧するネットに安々と掲載し、自分の独創的発想や作戦といった手の内を全世界に披露することなどするわけはないですし、すべきではないのです。その内容が一人でも他人にバレてしまえば、たちまちその真似をされ、自分自身の経営の足を引っ張ることになってしまうからです。すなわち海事代理士における営業とは繁盛ラーメン店で言えば秘伝のレシピであり、国家で言えば外交戦略や軍事機密であるのです。
私のもとにもよく「どこと取引しているのか」とか「どういう営業をしているのか」という質問を受けることがあります。私は当然のことながらそれらの質問に対して具体的に答えることはありません。どんなに親しい友人にもそれは徹底します。私は私のこれまでの経験の中で培ってきたものをもとに自分なりの営業をしています。その営業が功を奏したかどうかは、今後の経営の結果が指し示すものと思っています。