東京湾海事法務事務所（以下当事務所）では、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守し、お客様の大切な個人情報の保護に万全を尽くします。また当事務所は「個人情報保護士」資格保持者が、お客様の個人情報をお取扱いさせていただいております。以下に当事務所の個人情報のお取扱についての詳細をご案内しておりますので、ご一読いただけますようお願いします。
東京湾海事法務事務所 個人情報保護に関する基本方針
東京湾海事法務事務所は、経営理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会に貢献し、すべてのお客様からの信頼を得るとともに、当事務所への期待に応えるべく事業活動を進めていきます。
当事務所が事業活動を通じ、ステークホルダーの皆様からいただいた個人情報は、みなさまの大切な財産であるとともに、当事務所にとっても新たな事業創造のもととなる重要な資産であることを認識して、個人情報の保護を以下の基本方針に従って適切に行います。
●当事務所は、個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。また当事務所は、「東京湾海事法務事務所個人情報保護規程」を制定し、個人情報保護マネジメントシステムを着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
●当事務所は、個人情報を適切に管理する体制を確立するとともに、「東京湾海事法務事務所個人情報保護規程」を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
●当事務所は、個人情報をお客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当事務所はお客様からご提供いただいた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
●当事務所は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、毀損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
●当事務所は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します
本ページでは当事務所の「個人情報の取扱に関する事項」についてご紹介しています。「個人情報の安全管理措置に関する情報」と「個人情報セキュリティに関する情報」については以下の別ページにてご紹介しておりますので、併せてご覧ください。
●個人情報の安全管理措置に関する情報(別ページへリンク)
当事務所における個人情報保護体制、「東京湾海事法務事務所個人情報保護に関する基本方針」に従った、「東京湾海事法務事務所個人情報管理規程」「各種手順書・様式」などについてご紹介しています。
●個人情報セキュリティに関する情報(別ページへリンク)
当事務所における「情報システムセキュリティ」と「オフィスセキュリティ」についてご紹介しています。
個人情報の取扱いに関する事項
個人情報の収集について
当事務所では、次のような場合に必要な範囲で個人情報を収集することがあります。
●当事務所へのお問い合わせ時
●当事務所へのサービスお申し込み時
●当事務所担当者と名刺交換をさせていただいた時
個人情報の利用目的について
当事務所は、お客様から収集した個人情報を次の目的で利用いたします。
●お客様への連絡のため
●お客様からのお問い合せに対する回答のため
●年賀状・暑中見舞い・寒中見舞いなど時候の挨拶や、事務所移転・業務内容の変更・新規サービスなどのお知らせをお客様にお届けするため
●船舶免許更新、船舶検査・検認など、定期的に更新などが必要な手続きのご案内やリマインダーサービスを提供するため
個人情報の第三者への提供について
当事務所では、お客様より取得した個人情報を第三者に開示または提供することはありません。 ただし、次の場合は除きます。
●ご本人の同意がある場合
●警察からの要請など、官公署からの要請に協力する場合
●ご依頼を受けた業務の遂行のために他士業(弁護士・司法書士・行政書士・社会保険労務士など)との協力が欠かせない場合であって、ご本人との確認が取れている場合に他士業の国家資格所持者に限って第三者提供することがあります。
●法律の適用を受ける場合
第三者提供する個人情報の項目は以下のとおりとなります
●お名前、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、免許証番号など個人を識別する番号、その他業務の遂行に必要な情報
※ なお、ご本人からのお申し出により第三者提供が停止できる場合があります。
個人情報の管理について
●個人データの取り扱いの委託について
当事務所では個人データの取り扱いを他の事業者などに委託することはありません。また業務上、他の機関や事務所より委託を受けた個人データの取り扱いを再委託・再々委託することはありません。
●個人データの共同利用について
当事務所は基本的には単独で事務を行っているために、個人データを恒常的に共同利用することはありません。ただし、依頼を受けた業務内容により他士業との連携が必要な場合や政府機関の協力が必要になる場合があります。そうした場合は事前に本人の了解をいただいた上で個人データの共同利用することがあります。
個人情報の開示、利用目的の通知、訂正、削除、利用停止等について
当事務所では、お客様ご本人からの自己情報の開示、訂正、削除等のお求めがあった場合は、以下の手続きにおきましてお受けしております。
【「保有個人データの利用目的の通知」と「保有個人データの開示」の場合】
1. 「東京湾海事法務事務所 保有個人データ開示請求申請書」あるいは「東京湾海事法務事務所 保有個人データ利用目的通知依頼申請書」を記入・捺印します。
2. 開示などの求めをする方が本人あるいは代理人であることの証書を用意します
→本人の場合…政府機関が発行する写真つきの免許証(有効期限内の自動車運転免許証・小型船舶操縦士免許証など)、その他写真つきの公的な証明書(有効期限内あるいは3ヶ月以内に発行されたもの/具体的なものに関しましては当事務所までご確認ください)の複写
→代理人の場合…上記本人確認に必要な書類の複写、「東京湾海事法務事務所 個人情報開示・利用目的通知依頼 委任状」に記入・捺印(実印)したもの、印鑑証明書、代理人の本人確認ができる写真つきの公的な証明書
3. 1件(個人データ1人分)につき1050円(消費税込み)の手数料を銀行振込みし、その振込明細票を用意します(ネットバンキングなどの場合で、紙ベースにて明細票が発行されない場合は振込完了通知メールあるいは振込明細が記載されているWEBページを印刷して用意してください)。→振込先はこちら
上記3点をご用意の上、以下個人情報開示・訂正・削除窓口までお送りください。追って日程調整のうえ、個人情報の開示・訂正・削除期日と場所を2週間以内にご連絡します。その際に追加の必要書類をご用意いただくことが条件となる場合もあります。
【保有個人データの訂正・削除・利用停止依頼の場合】
1. 「東京湾海事法務事務所 保有個人データ訂正・削除・利用停止申請書」を記入・捺印します。
2. 開示などの求めをする方が本人あるいは代理人であることの証書を用意します
→本人の場合…政府機関が発行する写真つきの免許証(有効期限内の自動車運転免許証・小型船舶操縦士免許証など)、その他写真つきの公的な証明書(有効期限内あるいは3ヶ月以内に発行されたもの/具体的なものに関しましては当事務所までご確認ください)の複写
→代理人の場合…上記本人確認に必要な書類の複写、「東京湾海事法務事務所 個人情報開示・利用目的通知依頼 委任状」に記入・捺印(実印)したもの、印鑑証明書、代理人の本人確認ができる写真つきの公的な証明書
3. この手続には料金はかかりません。
上記2点をご用意の上、以下個人情報開示・訂正・削除窓口までお送りください。追って日程調整のうえ、個人情報の訂正・削除・利用停止期日を2週間以内にご連絡します。その際に追加の必要書類をご用意いただくことが条件となる場合もあります。
(個人情報開示・訂正・削除窓口)
東京湾海事法務事務所 個人情報開示訂正削除担当宛
112-0012 東京都文京区大塚6-32-9
※ なお、次の場合は個人情報の開示・訂正などにその全部あるいは一部において応じられない場合があります。また、その場合におきましても提出されました書類や手数料はお返しできませんのであらかじめご了承ください。
●ご本人や第三者の生命、身体、財産などの権利や利害を侵害するおそれがある場合
●当事務所の業務の適正な実施に支障を及ぼすおそれがある場合
●個人情報保護法以外の法令に違反する場合
個人情報の安全管理措置に関する情報
個人情報の安全管理措置を講じるための組織体制について
本来であるのなら、個人情報保護管理者(CPO/Chief Privacy Officer)のもと、個人情報保護委員会、そして事務局と組織されるべきところではありますが、当事務所は小規模な事業所のため、代表が個人情報保護管理者となり、かつすべての事務を行います。ただし、個人情報保護監査責任者および監査については別の事務所員に依頼しております。
個人情報保護に関する規程文書について
当事務所は「個人情報保護基本方針」のもと「個人情報管理規程」と「各種手順書類」を作成し、そのもとで運用しています。上記の「個人情報管理規程」のもと、以下の手順書類を作成しています。
個人情報の取扱について海
事代理士業務個人情報取扱マニュアル
安全管理措置について
個人情報取扱手順書、個人情報管理台帳、個人情報資料受領書、入退室記録帳、パソコン購入廃棄記録帳
非開示契約と罰則規定について機
密保持契約書誓約書
従業者教育について
従業者教育手順書、従業者教育計画書、教育実施記録帳
委託先管理について(※注)
委託契約書、委託先管理台帳
※注 当事務所では個人情報の委託管理は行っておりませんが、将来に向けて書式のみ準備しております。
監査について
監査手続書、監査計画書、監査報告書
苦情・違反・事故対応について
苦情対応手続書、個人情報漏洩時対応手順書
個人情報の開示・訂正・利用停止請求
個人情報開示請求書 個人情報訂正・請求書
個人情報セキュリティに関する情報
情報システムセキュリティ
●当事務所ではパソコン本体に個人情報に関するデータの記録はしていません。すべて外部のハードディスクに記録し、管理しています。ネットワークを通じての万が一のデータ流出事故に備えて、USBケーブルを物理的に抜くことで緊急対応が可能なためです。また、データの紛失や誤消去を予防のため、バックアップ用のハードディスクにデータを複写しています。バックアップは1ヶ月に一度程度の頻度で行っております。これ以外に電子記録媒体は使用していません。
●当事務所ではクリアスクリーンポリシーを徹底しています。
●当事務所ではクラウドサービスを使用します。お客様へのプレゼンテーションやご説明などに使用するため、タブレット端末を持ち歩くことがありますが、万が一のタブレット端末本体の紛失や盗難の場合、本体メモリにアップロードするよりはクラウドサービスのほうが個人情報の流出リスクが少ないからであります。クラウドサービスはOneDriveとiCloudを使用します。
●機密情報の一部については紙媒体でバックアップ用にプリントアウトしたものを東京以外の地方の倉庫(金庫)で厳重管理しています。東京が天災や長期停電などの災害に襲われたときのバックアップのためです。
●当事務所では必要に応じて電子署名や暗号化を用いて電子メールを送ることがあります。
●当事務所所有のパソコン・タブレット端末・スマートフォンはすべて最新のウィルス対策ソフトを導入しています。
●当事務所内のパソコンは、通信の傍受やウォードライビングへの対策のため無線LANは使用していません。外出先のタブレット端末などでは公衆無線LANは使用せず、すべて手持ちの専用携帯回線を使用します。
●パソコンやハードディスク、タブレット端末などの処分にあたっては、すべて専門の業者にその処理を依頼します。処分依頼の経過と報告はこのホームページで行います。
●不要となった紙媒体の資料、またCD-RやDVD-Rなどのメディアは2mm×4mm程度のクロスカットシュレッダー(業務用)にかけて処理しています。
オフィスセキュリティ
●当事務所は小規模かつ少人数で運営している事務所のため、大規模なオフィスのゾーニングなどはしておりません。事務所内すべてがセキュリティエリア(かつ高度なセキュリティエリア)となっており、オープンエリアがありません。従いまして、お客様とのお打ち合わせは、基本的には事務所の外で行います。近くの喫茶店などでお打ち合わせすることになるか、お客様のもとへお伺いしてのお打ち合わせになります。
●海事代理士事務所としての執務スペースは、アポイントメントのない部外者の入室は固く禁じております。ただし、海事代理士業務手数料一覧表は事務所内に掲示してありますので、必要に応じてお客様にご提示するようにしています。
●事務所への来訪に関しましては、セキュリティの関係上、「入退室記録帳」へのご記入をお願いしております。
●事務所への来訪の際、インターホンについているカメラを通し、来訪者の画像を記録させていただいております。
●不審者を特定するために事務所建物周辺に監視カメラを設置し24時間録画しています。
個人情報に関するお問い合わせ・苦情受付窓口
TEL. 03-6319-2000 FAX. 03-3943-6396
東京湾海事法務事務所
個人情報保護管理者(CPO/Chief Privacy Officer)・個人情報保護士・海事代理士 春山勝